Sorgenfrei in den Sommerurlaub

Die perfekte Urlaubsvertretung erfordert die Zusammenarbeit von KollegInnen und Management. Im Idealfall werden die Tätigkeiten der abwesenden KollegInnen vollumfänglich von der speziell bestimmten Urlaubsvertretung übernommen. Dieser Idealzustand ist jedoch nicht immer zu erreichen. Um dennoch möglichst reibungslos die Urlaubszeit zu organisieren, sollte man einige Punkte im Vorfeld beachten:

Kommunikation: Eine frühzeitige Abstimmung der Abwesenheitstermine kann einen koordinierten Ablauf der Übergabe ermöglichen. Dabei liegt die Verantwortung für die Übergabe bei der abgebenden Person.

Einarbeitung: Ein dem Urlaub vorausgehendes Briefing zum Thema Delegation und Projektthemen sollte Standard sein. So bleibt genügend Zeit für Fragen und Anmerkungen und der Vertretung wird die Möglichkeit gegeben, sich mit den Themen vertraut zu machen.

Priorisierung: Gemeinsam mit dem Management sollte festgelegt werden, welche Prioritäten im Konfliktfall gelten.

Zugangsdaten: Um den Workflow aufrecht zu erhalten ist es wichtig, dass der Zugang zu allen nötigen Ressourcen besteht um bspw. die Korrespondenzen aufrecht zu erhalten. Darüber hinaus sollte gewährleistet sein, dass die Vertretung auch die Berechtigung für Lizenzen, Projektcontrolling oder ähnliches erhält.

Überstundenregelung: Der Umgang mit einem ggfl. entstehenden Mehraufwand sollte im Vorfeld geregelt werden, um die Frustration niedrig und die Produktivität hoch zu halten.

Ernstfall-Absprache: Für den Fall der Fälle ist es von großer Hilfe, wenn der Vertretung ein Eskalationsplan zur Verfügung steht. Dieser bietet Orientierung, wie mit der Priorisierung umzugehen ist.

Der zentralste Punkt für eine gelungene Urlaubsvertretung bleibt jedoch die gemeinschaftliche Anstrengung, die anfallenden Aufgaben auf möglichst viele Schultern zu verteilen, so dass es für alle Beteiligten eine entspannte und schöne Urlaubszeit wird.

In diesem Sinne: Genießen Sie den Sommer und Ihren Urlaub!